複数の作業を並行してやらないといけない状況になったときの対策

仕事をしていると、よく表題のように複数の仕事を色々担当することがよくあると思う。これは別に仕事以外でもそうだ。勉強でも1つの科目だけでなく、複数の科目を並行して進めていくことが多いと思う。

人によって、並行作業が得意な人と苦手な人に分かれるのだが、苦手な人でもある程度はこなしていくことのできる対策をここでは紹介していけたらと思う。

現在抱えている案件を全てリストにする

エクセルのような表を活用するといいだろう。今はGoogleのスプレッドシートなども主流になってきているので、そちらでも構わない。

Googleのスプレッドシートのような、自分のやっている作業を他の人と共有できるようなツールを使うことで、誰がどの作業をやっているのかが視覚的に分かるようになるので、お互いに何をやっているか分かるようにしたいのであればおすすめである。

手書きでももちろん構わないが、色々と修正する時に手間になるので、PCで管理する方がおすすめだ。

適当に仕事の例で挙げてみる。

  1. 飲み会の幹事を任されたので、調整する
  2. Aにお願いされた資料作成
  3. Bにお願いされた資料作成
  4. プレゼン資料作成、発表準備
  5. C会社との打ち合わせ、資料準備
  6. D会社の接待
  7. 部下の指導

などである。
このようにピックアップすることで、何の案件を抱えているか整理ができるようになるので、いちいちどんな作業が残っているかを考えることをしなくてよくなるため、おすすめである。

ただ、これだけでは不十分だ。このピックアップしたリストに対してさらに装飾を施してあげることが必要になる。

リスト化した案件に締め切りをつける

先ほど挙げたリストに対して、期日を記載していく。面倒なので、番号の横にそのまま記載している。

  1. 期日:4/30
  2. 期日:4/20
  3. 期日:4/25
  4. 期日:4/28
  5. 期日:4/23
  6. 期日:4/26
  7. 期日:4/30(どこの部分までを教えるかは事前に決めておく)

これにより、ある程度優先順位を決めていくことができると思う。さらに、これと合わせて次のことも考えていく

作業ボリュームがどのくらいなのかおおよそでいいので判断していく

以下のように、各案件の中身を見た上で、だいたいの作業量を先ほどあげた期日の項目の横に記載していく。

  1. 作業量:小(状況によっては中になるかも)
  2. 作業量:中
  3. 作業量:中
  4. 作業量:大
  5. 作業量:中
  6. 作業量:中
  7. 作業量:小(全体で考えると中になるかも)
    こんな感じで挙げていくと、さらに整理されていくので、優先順位が決めやすくなると思う。

さらに細かくしたい人は以下に挙げる情報も記載してもいいだろう

  • 依頼された人の名前や会社名
  • 作業中の人の名前(共有のデータを使っている場合は、複数人で案件に取り組むこともあるので)
  • 1つの案件を細分化して登録(複数に分けて1つずつこなしていける、進行状況も分かりやすくなる)
  • 作成中の資料や作成元の資料の保管場所(お互いに共有データから開く手間が省ける)

このような感じで、さらに細かくしていくことで、情報が整理されていくので誰から見ても分かりやすい管理表になるだろう。

上記のように情報を整理した上で、複数の作業を並行して行っていく

期日を記載することで、ある程度の優先順位が決まる。そして、作業量を把握することで、各案件にどのくらいの時間がかかるのかを把握することができるようになる。

これを満たしたうえで、おすすめするのが、作業量が「小」と「大」、または、「小」と「中」の作業を並行して行っていくことである。
「中」と「大」、「中」と「中」、「大」と「大」の組み合わせでは、集中力が続かなくなるのでおすすめしない。

「小」と「大」、または、「小」と「中」、この組み合わせが最もおすすめである。

後は人間の集中力の持続時間が約90分と言われているので、その時間で交互に案件をこなしていくと良いだろう。

「え、ちょっと待ってくれよ。小のボリュームの案件がないんだけど。どうすればいいの?」

こういった意見もあると思うが、この場合は、先ほど紹介した「案件を細分化すること」をおすすめする。

作業量が「大」の案件でも、その中で細分化することができるはずだ。細分化した結果、
「小」+「小」+「小」=「大」
のようになるかもしれない。

つまり、「大」の案件でも「小」を作ることができるのだ。これで並行作業は進めていけることになるので、困ったときは細分化を考えてみると良いだろう。