複数の作業を並行してやらないといけない状況になったときの対策

仕事をしていると、よく表題のように複数の仕事を色々担当することがよくあると思う。これは別に仕事以外でもそうだ。勉強でも1つの科目だけでなく、複数の科目を並行して進めていくことが多いと思う。

人によって、並行作業が得意な人と苦手な人に分かれるのだが、苦手な人でもある程度はこなしていくことのできる対策をここでは紹介していけたらと思う。

現在抱えている案件を全てリストにする

エクセルのような表を活用するといいだろう。今はGoogleのスプレッドシートなども主流になってきているので、そちらでも構わない。

Googleのスプレッドシートのような、自分のやっている作業を他の人と共有できるようなツールを使うことで、誰がどの作業をやっているのかが視覚的に分かるようになるので、お互いに何をやっているか分かるようにしたいのであればおすすめである。

手書きでももちろん構わないが、色々と修正する時に手間になるので、PCで管理する方がおすすめだ。

適当に仕事の例で挙げてみる。

などである。
このようにピックアップすることで、何の案件を抱えているか整理ができるようになるので、いちいちどんな作業が残っているかを考えることをしなくてよくなるため、おすすめである。

ただ、これだけでは不十分だ。このピックアップしたリストに対してさらに装飾を施してあげることが必要になる。

先ほど挙げたリストに対して、期日を記載していく。面倒なので、番号の横にそのまま記載している。

これにより、ある程度優先順位を決めていくことができると思う。さらに、これと合わせて次のことも考えていく

以下のように、各案件の中身を見た上で、だいたいの作業量を先ほどあげた期日の項目の横に記載していく。

このような感じで、さらに細かくしていくことで、情報が整理されていくので誰から見ても分かりやすい管理表になるだろう。

期日を記載することで、ある程度の優先順位が決まる。そして、作業量を把握することで、各案件にどのくらいの時間がかかるのかを把握することができるようになる。

これを満たしたうえで、おすすめするのが、作業量が「小」と「大」、または、「小」と「中」の作業を並行して行っていくことである。
「中」と「大」、「中」と「中」、「大」と「大」の組み合わせでは、集中力が続かなくなるのでおすすめしない。

「小」と「大」、または、「小」と「中」、この組み合わせが最もおすすめである。

後は人間の集中力の持続時間が約90分と言われているので、その時間で交互に案件をこなしていくと良いだろう。

「え、ちょっと待ってくれよ。小のボリュームの案件がないんだけど。どうすればいいの？」

こういった意見もあると思うが、この場合は、先ほど紹介した「案件を細分化すること」をおすすめする。

作業量が「大」の案件でも、その中で細分化することができるはずだ。細分化した結果、
「小」＋「小」＋「小」＝「大」
のようになるかもしれない。

つまり、「大」の案件でも「小」を作ることができるのだ。これで並行作業は進めていけることになるので、困ったときは細分化を考えてみると良いだろう。