Notionフォームを無料の範囲でどう活用できるか考えてみた
今回はNotionフォームです。自動返信やメールへの通知はどうやら有料じゃないとできないみたいなので、それ以外の方法で有効活用できないか模索してみた記事になります。
それではみていきましょう。
Notionフォームを作ってみる
公式は下記になります。
これが結構便利で試しに作ってみました。
今回はリンクを知っている全てのユーザーで行なっています。公にして利用することが多いことを想定してですね。
ざっとこんな感じで全部入れてみました。
必須の有無も簡単に設定でき、カレンダーから呼び出したり、チェックも単数・複数で制御できたり、ファイルも5MBまでは無料で対応しているなど、なかなか便利です。
ファイルの拡張子はjpg、png、webp、gif、pdf、mov、mp4は確認してます。まだまだできそうなものはありそうですが、公式を見てみてもそれらしき記述が見当たりませんでした。そのうち出てくるかなと思います。
必須のところは、しっかり赤くなってくれます。これもいいですね！
下記で公開の範囲をコントロールできます。無料では右上の方にMade withのテキストとNotionのロゴがつきます。まあこれは個人的にはそんなに気にならないですね。
実際に回答してsubmitボタンを押すと、下記の画面になりました。
自分のアドレスに回答した内容を送りたい場合は、アドレスを入力してコピーを送信ボタンを押せばOKです。
下記のようにメールが届きます。
View response in Notionボタンを押すと、回答結果が見れます。シンプルでいいですね。
それでは実際にデータにはどのように入ってくるのでしょうか。
一部見切れてはいますが、赤枠の回答者の部分は匿名になっていて、それ以外は回答した内容が反映されるようになっていました。
つまりネットで全てのユーザーが閲覧できるような場合は匿名になるみたいですね。
ここはよくわかっていませんが、匿名じゃない設定にできるんでしょうか。ちょっと様子見したいところです。
改善したいところ
で、ここまで見てきたところで、改善したいところとして、お問い合わせフォームを回答した後に管理者に通知が届くようにしたいですよね。本当は回答した人にも自動返信したいところですが、こちらは今回は無料の範囲だとできないので諦めます。
調べたところ、無料プランをご利用の場合でも、Slack通知オートメーションは作成できるとあったので、フォームと連携できるのかやってみましょう。
SlackインテグレーションでNotion フォームと連携してみる
Slackインテグレーションについては下記に記載がありました。
こちらに従って、Notion側から設定していきます。
※Slackの登録方法などは省略しますが、自分専用のワークスペースを作っておくと便利かもしれません。
お問い合わせのオートメーションの設定
下記のように設定すればOKです。本当はSubmitボタンを押した時のトリガーがあればいいのですが、ここは今後に期待したいところです。もしかしたらできるのかもしれませんがわかりませんでした。
ここは自分の勘違いで、実際にはSubmitボタンを押してデータベースに回答が入った時点で通知される仕組みでした。つまりデータベースが回答に入ってから各項目を編集すると再度Slackに通知される仕組みのようです。後述しています。
ではテストしてみます。実際にSlackから通知されました！
ただ、編集しているタイミングで通知されるのかなと思いきや、どうやらSubmitボタンを押してからのようです。Submitボタンを押さずに待っていたのですが、Slackへは通知されなかったです。
ちょっとこの辺はわかりにくいですね。先ほどの見解は残しておきますが、改善されることを期待してます。
念のため、もしやと思い、回答のデータベースの赤枠を変更して通知されるか試してみることにしました。
案の定通知されました笑。なるほどデータベース側を編集したらってことか。これで理解できた気がします。
これでうまく連携できましたね。
通知できるSlackのチャンネルを指定できるので、無料でも十分使えそうです。個人的にはメールもSlackも変わらないと思ってます。
Google Formsも便利ですが、Notionフォームもなかなかいいですね。
フォームは意外と実装コストがかかるので、手軽にボタンだけ設置して誘導したい場面などではNotionフォームも使えると思いました。
データベースの確認も簡単にできますしね。
以上になります。